Beberapa waktu lalu saya kembali dihubungi oleh salah satu PT yang menjadi vendor sebuah ISP besar. Mereka adalah klien lama yang sebelumnya pernah memesan bot Telegram untuk kebutuhan internal perusahaannya.

Kali ini mereka mempercayakan project baru, yaitu membuat sistem otomatisasi untuk laporan dokumentasi pelanggan dalam bentuk Excel. Setiap baris pada dokumen ini membutuhkan banyak foto, seperti: posisi perangkat, speedtest, labeling, dan sebagainya.

Sebelumnya, semua ini dikerjakan manual, sehingga prosesnya memakan waktu lama. Dampaknya cukup serius, laporan terlambat, komunikasi internal jadi kurang kondusif karena karyawan banyak yang tertunda menerima haknya karena menunggu dokumen ini.

Memilih Teknologi yang Tepat

Sebelum menulis script, saya sempat mempertimbangkan beberapa opsi:

1. Google Apps Script sebenarnya familiar dan juga favorit, tetapi tidak cocok untuk file besar berisi ratusan foto. Google Sheet kurang reliable jika dipaksa memproses Excel berukuran puluhan hingga ratusan MB;
2. Node.js menawarkan fleksibilitas, namun saya kurang nyaman dengan pola asinkron untuk tugas sekuensial seperti ini, selain itu beberapa library Excel untuk gambar belum cukup meyakinkan;
3. VBA memungkinkan integrasi langsung dengan Excel, tetapi saya tidak cukup familiar dan butuh waktu untuk belajar dari awal;
4. Python akhirnya menjadi pilihan. Library-nya matang untuk pengolahan Excel dan gambar, termasuk dukungan HEIC, dan mudah dijalankan oleh user non-teknis.

Solusi yang Dibangun

Saya membuat dua file sederhana:

1. install-dependency.py

File ini berisi script yang dipakai untuk menginstal semua dependensi dari requirements.txt agar pengguna tinggal menjalankannya tanpa konfigurasi rumit.

2. app.py

Berisi script utama yang menangani seluruh proses, mulai dari:

• Membaca file Excel
• Mendeteksi kolom foto yang belum terisi
• Mengambil foto dari folder berdasarkan customer ID
• Mengonversi dan me-resize gambar sesuai kebutuhan
• Menyisipkannya ke sel Excel
• Menyesuaikan tinggi baris dan lebar kolom
• Menyimpan file baru dengan penamaan sesuai timestamp, hingga
• Mencatat proses ke dalam log untuk memudahkan pengecekan

Dengan pendekatan ini, pekerjaan yang sebelumnya menghabiskan jam kerja kini dapat diselesaikan jauh lebih cepat.

Penutup

Semoga automasi kecil ini benar-benar membantu memperlancar pekerjaan mereka, mempercepat alur pelaporan, dan menghadirkan manfaat nyata bagi tim yang bergantung pada dokumen tersebut.

Saya pribadi selalu senang mengerjakan project seperti ini karena dampaknya bisa langsung dirasakan: pekerjaan lebih ringan, proses lebih rapi, dan waktu bisa dipakai untuk hal yang lebih penting.

Jika tim Anda, pembaca blog ini, menghadapi tantangan serupa, insya Allah saya siap membantu mengevaluasi apakah otomatisasi dapat menjadi solusi yang tepat.

📞 Hubungi via WhatsApp